Datenschutzerklärung
Stand: Juni 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Pitflow – eine Marke der FFH Enterprises GmbH
Verantwortlicher Ansprechpartner:
Paul Froese
Lindenallee 5
57577 Hamm (Sieg)
Deutschland
E-Mail: pitflow@ffh-enterprises.com
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO, des BDSG sowie des TDDDG.
3. Zwecke der Verarbeitung
Pitflow ist eine cloudbasierte Softwarelösung für Fahrzeugaufbereiter und ähnliche Dienstleistungsunternehmen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung der Softwareplattform
- Verwaltung von Kundenkonten
- Auftrags- und Terminverwaltung
- Erstellung von Angeboten und Rechnungen
- Kommunikation mit Endkunden
- Versand von E-Mails
- Versand und Empfang von WhatsApp-Nachrichten
- Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Nutzung KI-gestützter Funktionen
- Fehleranalyse und Systemsicherheit
- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
4. Verarbeitete Datenkategorien
4.1 Kontodaten
E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt), Benutzer-ID, Login-Informationen, Zeitpunkt der Registrierung, Zugriffsprotokolle
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
4.2 Unternehmensdaten
Firmenname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Umsatzsteuer-ID, Bankverbindung (IBAN), Rechnungsinformationen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
4.3 Kundendaten der Nutzer
Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift, Fahrzeugkennzeichen, Fahrzeugdaten, Fahrzeughistorie, Kommunikationsverläufe
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Nutzers.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
4.4 Auftragsdaten
Gebuchte Leistungen, Preise, Auftragsstatus, Termine, interne Notizen, Dokumentationen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
4.5 Rechnungsdaten
Rechnungsnummern, Kundendaten, Leistungsdaten, Zahlungsinformationen, Steuerinformationen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten)
5. WhatsApp-Kommunikation
Pitflow ermöglicht die Kommunikation über die WhatsApp Business API. Technischer Dienstleister für den Versand und Empfang von WhatsApp-Nachrichten ist die 360dialog GmbH (Deutschland).
Verarbeitet werden: Telefonnummern, Nachrichteninhalte, Anhänge (z. B. Fotos, Sprachnachrichten), Kommunikationszeitpunkte, Zustellinformationen
Die Verarbeitung erfolgt über die WhatsApp Business Plattform von Meta sowie über 360dialog als API-Anbieter. Daten werden bei 360dialog in Deutschland verarbeitet und gespeichert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
6. KI-gestützte Funktionen
Pitflow kann künstliche Intelligenz zur Unterstützung von Geschäftsprozessen einsetzen.
Dabei können Inhalte wie Kundenanfragen, Nachrichten, Auftragsinformationen und Notizen automatisiert analysiert werden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
7. Hosting und technische Dienstleister
Mit sämtlichen Dienstleistern wurden Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) abgeschlossen.
Supabase– Datenbankbetrieb & Authentifizierung
Serverstandort: EU | Anbieter: Supabase Inc.
Vercel – Hosting der Webanwendung
Serverstandort: USA (SCCs)
Anbieter: Vercel Inc.
360dialog – WhatsApp Business API (Versand und Empfang von Nachrichten)
Serverstandort: Deutschland
Anbieter: 360dialog GmbH, Hamburg
Resend – E-Mail Versand
Serverstandort: EU
Anbieter: Resend, Inc.
OpenAI – KI-Funktionen
Serverstandort: USA (SCCs)
Anbieter: OpenAI, LLC
Anthropic – KI-Funktionen
Serverstandort: USA (SCCs)
Anbieter: Anthropic PBC
8. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies erforderlich ist.
Benutzerkonten können jederzeit gelöscht werden.
Rechnungs- und steuerrelevante Unterlagen werden gemäß § 147 AO und § 257 HGB für bis zu 10 Jahre aufbewahrt.
9. Cookies und lokale Speicherung
Pitflow verwendet technisch notwendige Cookies zur Bereitstellung der Plattform.
Diese dienen:
- Login-Funktionen
- Sitzungsverwaltung
- Sicherheit
- Fehleranalyse
Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
10. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben folgende Rechte:
- Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
- Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
- Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
- Einschränkung der Verarbeitung Art. 18 DSGVO
- Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
- Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
- Widerruf erteilter Einwilligungen
Zur Ausübung dieser Rechte: pitflow@ffh-enterprises.com
11. Beschwerderecht
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
12. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein.
Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt mittels TLS/SSL.
13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Es gilt jeweils die aktuelle auf der Website veröffentlichte Version.
Stand: Juni 2026